[namqn]

Đại diện ban tổ chức hội thảo sau khi đọc được những ý kiến của các bạn đã có những ý kiến chính thức, và nhờ tôi (với tư cách là supermod) đưa lên diễn đàn. Sau đây là nguyên văn:

Kính gửi các thành viên diễn đàn

Trước hết chân thành cám ơn các góp ý của các bạn trên diễn đàn PIC VN về việc tổ chức Hội thảo Microchip năm 2009. Việc đóng góp này chứng tỏ các bạn quan tâm đến Hội thảo, quan tâm đến Microchip và RP, và mong muốn việc tổ chức phải được thực hiện tốt hơn.

Tiếp theo tôi xin đánh giá việc tổ chức này theo 2 hướng nhìn khác nhau:

Một số vấn đề Nhà tổ chức cần rút kinh nghiệm:
- Việc chỉ xác nhận danh sách khách mời chính thức ở con số 53 cho hội thảo tại TP. HCM và 63 cho Hà Nội và từ chối mọi trường hợp khác là điều chưa thực tế với tình hình của Việt Nam (mặc dù điều này có thể đúng với các nước phát triển) vì số lượng tham dự thực tế sẽ chỉ giảm mà không tăng, và số giảm là bao nhiêu không thể xác định được.
- Khi cho khách đăng ký tham dự Hội thảo, cần nói rõ các tiêu chí mời để tránh việc đăng ký quá nhiều và không thích hợp: Ví dụ chỉ mời các kỹ sư đã ra trường, mỗi công ty không đăng ký quá 2 người…
- Ngay sau khi có danh sách sơ bộ, lọc ngay để thông báo từ đầu việc từ chối tham dự Hội thảo với một số khách theo tiêu chí của nhà Tổ chức.

Một số vấn đề người đăng ký tham dự Hội thảo cần rút kinh nghiệm:
- Không đăng ký tham dự theo tinh thần: Cứ đăng ký, đi cũng được, không đi cũng được. Điều này gây khó khăn cho Nhà tổ chức.
- Con số đăng ký là trên 100 người cho Hội thảo tại TP. HCM và trên 100 người cho Hà Nội. Để đưa số người tham dự về đúng con số dự kiến, Nhà tổ chức đã lọc ra khoảng 53 người tại TP. HCM và 63 người tại Hà Nội phù hợp nhất với tiêu chí của mình và đã liên hệ trực tiếp qua e mail hay điện thoại với từng người để xác nhận sự tham dự, trước khi từ chối những người còn lại. Mặc dù tất cả những người này đã xác nhận lần cuối sự tham dự của mình nhưng thực tế số lượng người không tham gia là khá nhiều như các bài phản ảnh trên điễn đàn. Trong trường hợp này, Nhà tổ chức đã rất cẩn thận và trân trọng khách mời, còn khách mời chưa thấy rõ sự vắng mặt của mình đã làm ảnh hưởng đến việc tổ chức, chi phí, hiệu quả cũng như uy tín của Nhà tổ chức.
- Khi đã xác nhận tham dự nhưng do lý do gì đó không tham dự được, người đăng ký cần liên hệ với Nhà tổ chức để thông báo về tình trạng này.
Dù là hội thảo miễn phí hay có phí, nhà tổ chức luôn đầu tư cho hội thảo một cách tích cực. Các kỹ sư cũng nên đáp ứng một cách tích cực và trân trọng để một mặt tích lũy thêm các thông tin cần thiết, một mặt tỏ lòng trân trọng đối với nhà tổ chức.

Đại diện ban tổ chức

Thân,